Un regroupement de six artisans, couturiers et tapissiers d'ameublement, m'a récemment posé une question simple : comment travailler ensemble à distance sur les mêmes fichiers, sans payer chaque mois une licence Microsoft par personne ?
La réponse que nous avons mise en place tient en deux noms : Nextcloud pour les fichiers, et Euro-Office pour modifier les documents à plusieurs. Voici ce que ça change concrètement, ce que ça ne fait pas, et comment on choisit le bon serveur.
Pourquoi la question se pose maintenant
Pendant des années, Microsoft 365 ou Google Workspace allaient de soi : rien à installer, tout fonctionne. Trois choses ont fait bouger les lignes.
- Le prix. Les abonnements Microsoft 365 augmentent en 2026. Selon Le Monde Informatique, la formule Business Standard passe d'environ 11,70 € à 13,10 € HT par personne et par mois, appliqué à la date anniversaire du contrat. Et la facture grandit avec chaque nouvelle recrue.
- L'endroit où sont vos données. Microsoft et Google sont des entreprises américaines. Une loi américaine, le CLOUD Act, permet aux autorités des États-Unis d'exiger d'elles des données, même stockées en Europe. Pour des devis, des contrats ou des dossiers clients, ce n'est pas anodin.
- Une alternative enfin complète. Le maillon faible des solutions libres a longtemps été l'édition des documents Word, Excel et PowerPoint. C'est ce qu'apporte Euro-Office.
Nextcloud et Euro-Office, c'est quoi ?
Nextcloud est un logiciel libre, développé en Allemagne, qui fait le travail de OneDrive ou Google Drive : vos fichiers sont rangés sur un serveur, synchronisés sur les ordinateurs et les téléphones de l'équipe, et partageables avec l'extérieur par un lien protégé. Il propose aussi un agenda, des contacts et de la visio.
Euro-Office est la suite bureautique qui s'y branche. Elle permet d'ouvrir et de modifier dans le navigateur des documents, tableurs et présentations, à plusieurs en même temps, en restant compatible avec les formats Microsoft (.docx, .xlsx, .pptx). Elle est portée par un groupe d'entreprises européennes, dont IONOS et Nextcloud, et fait partie de Nextcloud depuis juin 2026. Depuis l'été, elle existe aussi en application de bureau.
- 1Votre équipe
- 2Nextcloud
- 3Euro-Office
- 4Un document à jour pour tous
À noter : Nextcloud propose un second moteur bureautique, Collabora, basé sur LibreOffice. Euro-Office a l'avantage d'une interface très proche de Word et Excel, ce qui facilite la prise en main pour une équipe habituée à Microsoft.
Ce que ça remplace, et ce que ça ne remplace pas
Soyons clairs, ce n'est pas un copier-coller de Microsoft 365.
Ce qui fonctionne très bien :
- le partage de fichiers et la synchronisation, y compris hors connexion ;
- la modification d'un même document à plusieurs ;
- les dossiers partagés par équipe ou par client, avec des droits différents ;
- l'agenda partagé et les contacts.
Ce qui demande plus de réflexion :
- La messagerie. Nextcloud n'est pas un serveur de mail. Vos adresses restent chez votre hébergeur actuel, ou chez un fournisseur de messagerie à part. Nextcloud sait les afficher, mais ce n'est pas Outlook.
- La visio. Nextcloud Talk convient aux réunions en petit comité. Pour des réunions plus nombreuses, il faut ajouter un serveur dédié à la visio, ou garder un outil spécialisé.
- La migration. Reprendre des années de fichiers, reconnecter les postes, changer les habitudes : c'est le vrai travail du projet, plus que l'installation elle-même.
- Un logiciel jeune. Euro-Office est issu d'OnlyOffice, un logiciel libre existant. Son éditeur conteste les conditions de cette reprise, et le différend n'est pas tranché à ce jour. Cela ne bloque pas l'utilisation, mais c'est un point à suivre.
Où héberger : NAS, serveur en France ou en Europe
Il n'y a pas de bonne réponse universelle. Ça dépend de vos données, de votre budget et de votre connexion internet.
| Option | Pour qui | Points d'attention |
|---|---|---|
| NAS dans vos locaux | Équipe surtout au bureau, données très sensibles | Votre connexion internet devient le goulot pour le télétravail ; coupures de courant ; l'appareil est exposé à internet, donc à sécuriser sérieusement |
| Serveur chez un hébergeur français | Équipe à distance, besoin de souveraineté | Un abonnement mensuel au serveur ; données soumises au seul droit européen |
| Serveur chez un hébergeur européen | Même besoin, budget plus serré | Vérifier le pays et la nationalité de l'hébergeur, pas seulement l'emplacement du serveur |
Dans tous les cas, une règle ne change pas : les sauvegardes doivent être ailleurs que sur le serveur. Un NAS sauvegardé sur lui-même, ce n'est pas une sauvegarde.
Comment dimensionner le serveur
C'est là que se jouent les performances au quotidien. Trois questions suffisent pour commencer.
- Combien de personnes, et combien travaillent sur des documents en même temps ? C'est Euro-Office qui consomme le plus de mémoire : la documentation de Nextcloud demande au moins 4 Go de mémoire vive pour lui seul, et recommande 8 Go dès qu'il y a plusieurs utilisateurs.
- Quel volume de fichiers aujourd'hui, et à quel rythme il grandit ? On prévoit large : le volume actuel, la croissance sur trois ans, et l'historique des versions que Nextcloud conserve.
- D'où travaille l'équipe ? Au bureau, en télétravail, sur le terrain avec un téléphone ? Ça oriente le choix entre NAS et serveur en ligne.
Pour une équipe de six personnes, un serveur avec 4 processeurs et 8 Go de mémoire vive est un bon point de départ. Au-delà d'une vingtaine de personnes, on sépare souvent Euro-Office sur une machine à part.
Et le coût, au final ?
Le logiciel est gratuit. Le reste ne l'est pas, et il y a deux façons de le payer.
- Louer un serveur. Un abonnement mensuel à l'hébergeur, plus l'entretien (mises à jour, sauvegardes, surveillance), que vous le fassiez vous-même ou que vous le confiiez à un prestataire.
- Acheter un NAS. Un investissement de départ (le NAS, ses disques, de quoi le protéger), plus l'installation. Ensuite, pas d'abonnement : seulement des interventions ponctuelles quand vous en avez besoin.
Avec un serveur loué et un contrat d'entretien, l'économie reste modeste pour une très petite équipe, et se creuse à mesure qu'elle grandit. Avec un NAS, le calcul est simple : l'investissement de départ d'un côté, des licences à payer chaque année, sans fin, de l'autre. Et l'argument n'est pas que financier : vos données restent où vous l'avez décidé, et aucune hausse de tarif ne vous est imposée.
Le bonus : l'IA sur vos documents, sans les envoyer ailleurs
Nextcloud intègre un assistant, Nextcloud Assistant, qui apporte des fonctions d'IA dans Euro-Office : résumer, reformuler, traduire. Il peut s'appuyer sur un fournisseur en ligne, ou sur un modèle qui tourne sur votre propre serveur. Dans ce second cas, vos documents ne sortent jamais de chez vous.
Faire tourner un modèle en local demande un serveur plus puissant. C'est un choix à faire selon vos besoins, comme je l'explique dans IA locale ou cloud : comment choisir.
Le cas de six artisans couturiers et tapissiers
Ce regroupement d'artisans couturiers et tapissiers d'ameublement voulait une chose : que chacun, depuis son atelier, puisse travailler sur les mêmes documents que les autres, sans abonnement Microsoft.
Ils ont fait un choix assumé : investir une fois dans leur propre matériel plutôt que payer un abonnement chaque mois. Leurs fichiers sont sur un NAS, et pour lever les points faibles de cette solution, ils l'ont bien entouré :
- un onduleur, pour que le NAS tienne une coupure de courant et s'éteigne proprement si elle dure ;
- la fibre, pour que les ateliers à distance accèdent aux fichiers sans attendre ;
- un secours en 5G, qui prend le relais si la fibre tombe.
La démarche a suivi quatre étapes :
- Étude des besoins : qui travaille sur quoi, d'où, avec quels fichiers.
- Dimensionnement : choix du NAS, de sa mémoire et de ses disques, et de l'équipement autour.
- Installation et migration : mise en place de Nextcloud et Euro-Office, reprise des fichiers, connexion des ordinateurs et des téléphones.
- Prise en main : formation de l'équipe à l'outil.
Ensuite, pas de forfait mensuel : j'interviens ponctuellement, quand ils en ont besoin. Leur dépense s'est faite une fois, au départ, sans licence à payer pour chaque personne.
Le NAS est sauvegardé sur un ordinateur situé dans un autre local. C'est la règle vue plus haut : si un incident touche le local du NAS (vol, dégât des eaux, incendie), une copie des fichiers existe ailleurs, et elle reste chez eux.
Comme souvent dans une transition, l'ancien outil n'a pas disparu du jour au lendemain : leur abonnement OneDrive est encore actif, et une copie des fichiers y est toujours déposée. Il n'a plus de raison d'être. Ces données repartent chez Microsoft, ce que le projet cherchait justement à éviter. Et un service de synchronisation n'est pas une sauvegarde : un fichier supprimé ou abîmé d'un côté l'est aussi de l'autre. La sauvegarde locale fait ce travail, l'abonnement peut être résilié.